Sigrid Hofmeister

Aufgabenbereich: Befund Haustechnik und Fachbereich Schwerpunktprüfung

• Planen, Koordinieren und Durchführen von administrativen Aufgaben
• Zentrale Ansprechperson für Mitarbeiter*innen inkl. fachlicher Unterstützung im Tageschgeschäft
• Verfassen von Agenden und Protokollen
• Erarbeitung von Konzepte für mögliche Projekte
• Projektführung von div. Projekten (z.B Ausarbeitung Beschichtungsabeit)
• Kontrolle der Mitarbeiterstunden je Projekt
• Reporting inklusive Erstellung und Analyse von Excel-Auswertungen
• Schnittstelle zwischen den Organisationseinheiten im Konzern
• Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und Deadlines
• Analyse und Klärung von Stundenabweichungen innerhalb der Abteilung
• Beantragung und Koordination interner Anforderungen (IT, Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, Schulungen, Bestellungen)
• Assistenz aller Gewerke (Elektro, HKLS) und Einhaltung eines reibungslosen Ablaufs
• Erstellung von Auswertungen in SAP
• Dokumentenmanagement und strukturierte Ablageführung
• Einhaltung der Compliance-Richtlinien
• Rechnungsprüfung
• Arbeiten mit verschiedenen Rahmenverträgen
• Anwendungen verschiedener Programme und Tools - (KI-Tools, Teams, SharePoint)
• Organisation Teamevents

• Terminkoordination /Einteilung der Mitarbeiter*innen und Techniker*in
• Bearbeitung diverser Störungsmeldungen
• Mängelbearbeitung
• Arbeitsscheine erstellen, nach Aufnahme diverser Gebrechen
• Monatsabschluss / Jahresabschluss
• Bestellungen absetzen für diverse Regiearbeiten
• Angebote erstellen- für die Hausverwaltung /Mieter*in
• Verfassen von Agenden und Protokollen
• Rechnungen schreiben für Kunden und Hausverwaltung
• Programmierung von Zutrittskarten
• Annahme von Lieferungen und weitere Bearbeitung
• Schnittstelle zwischen Kunden und Objektleitung
• Kommunizieren mit Kunden, Lieferanten und Kollegen verschiedener Bereiche.

• Vorbereitung der Lohnabrechnung
• Ansprechperson für das Personal
• Aktenführung der Mitarbeiter*innen
• Health and Saftey- Monatliche Sicherheitsunterweisung der Mitarbeiter*innen
• Administration der Fehlzeiten
• Externe Zahlenberichte
• Dienstzeugnisse erstellen
• Abwicklung der Abmeldung
• Karenzberechnung / Schwangerschaftsmeldungen
• Zusammenarbeit mit einer externen Lohnverrechnung
• Kontrolle der A+E Bestätigungen

• Abrechnung der Angestellten
• Anmeldungen/ Abmeldungen
• Dienstzeugnisse erstellen
• DPW und WGKK
• Administrative Tätigkeiten
• Kollektivvertragserhöhung einspielen
• Pfändungen/ Exekution
• Stundenaufzeichnungen der Rettungsfahrer
• Stammdatenpflege der Mitarbeiter*innen
• Monatsabschluss + Administration der Fehlzeiten

• Personalanmeldung - Abmeldung
• Vorbereiten der Lohnverrechnung
• Stammdatenpflege der Mitarbeiter*innen
• Administrative Tätigkeiten
• Warenbestellung,- und Annahme
• Reklamationsbearbeitung - Monatsabschluss
• Erstellen von Tagesplänen
• Führen der Stundenliste, Aktenführung der Mitarbeiter*innen
• Interne Führung verschiedener Excel Tabellen
• Kontrolle der Krankenstände und Urlaubsführung der Mitarbeiter*innen
• Kontrolle der Kassabestände sowie Bestellung von Wechselgeld

• Collections (Monatsabrechnung)
• Mahnverfahren
• Telefondienst (Weiterleitungen und Beantworten von Kundenanfragen)
• Administrative Tätigkeiten
• Ansprechperson für die Bestandskunden
• Paketannahme und Weiterleitung der Post
• Vertragsabschlüsse sowie deren Bearbeitung
• Bestellungen des Sortimentes
• Seminarvorbereitung
• Vorbereiten von Verträgen und rechtlichen Dokumenten

• Betreuen der Seminare
• Kontaktperson der Referenten
• Ansprechperson für die Teilnehmer
• Vorbereiten der Seminarräumlichkeiten
• Auswerten der Feedbackbögen
• Bestandskontrolle des Sortiments
• Betreuung der Teilnehmer im Restaurant

• Verkäuferin
• Kontakt mit Kunden und Beratung
• Tagesabschluss
• Inventur
• Präsentation der Ware